Organiser un barcamp
En amont
- Il faut surtout de la volonté et de la passion
- Trouver une date et un thème général
- Trouver un lieu avec plusieurs salles ou espace pour les différents ateliers
- Former un comité d'organisation pour l’événement
- Trouver des speakers (s'il y a des speakers internationaux, veuillez penser à leur commodité)
- Créer une page sur http://barcamp.org/ ou sur un autre wiki
- Imprimer un t-shirt avec le logo du barcamp
- Permettre aux participants de s'inscrire sur le wiki
- Publier événement sur http://www.upcoming.org/
- Penser à l'aspect communication (Internet, TV, Radio, Presse, sensibilisation physique)
- Avoir une connexion wifi si possible (un barcamp sans connexion internet est inconcevable)
- Définir un “tag” pour le Barcamp qui permettra de tagger et repérer toutes les contributions en rapport avec le barcamp sur Twitter, Flickr etc. (exemple: #barcampbenin)
Trouver des Sponsors
- Pour financer les frais du Barcamp (café, boisson, etc.), il est possible de chercher des sponsors
- soit pour un apport en nature (salles, goodies, connexion, etc.)
- soit pour un apport en numéraire
Pendant le Barcamp
Enregistrement des participants & distributions des badges, t-shirt et programme- Avant de commencer les ateliers : expliquer le fonctionnement du Barcamp (les salles, les ateliers, le tableau etc.) et demander à chacun de se présenter très brièvement (donner son nom et 3 “tags” décrivant ses intérêts) à tour de rôle. Cela prend du temps, mais c'est très utile.
Disposer un tableau pour que chacun puisse proposer un atelier, avec le nom des salles et les créneaux horaires(1)
- Avoir un paperboard, des marqueurs et des post-it dans les salles d'atelier
- Proposer du café et du thé
- Avoir en esprit l'idée de partage
- Désigner des rapporteurs dans chaque atelier
- Instaurer un liveblogging (l'on pourra y intégrer les autres réseaux sociaux, notamment twitter) qui pourra être géré par une ou plusieurs personnes qui se relayeront avec l'application http://www.coveritlive.com/
- Proposer une prise de note collaborative avec http://ietherpad.com/ par exemple, si le wifi est suffisamment stable
Après le barcamp
- Capitaliser les productions des ateliers sur un wiki
- Synchroniser à la fin des sessions chaque mini-rapport qui constitueront une part importante du rapport final
- Diffuser les photos et vidéos du Barcamp
- Remercier les participants, les speakers et les éventuels sponsors
Liens
- http://barcamp.org/
- http://barcamp.org/w/page/404135/OrganizeALocalBarCamp (en)
- http://barcamp.org/w/page/405170/TheRulesOfBarCamp-fr (fr)
Références
(1) Exemple de tableau :..Créneaux/Salles… | ……Salle 1…… | ……Salle 2…….. | …..Salle 3……… | …..Salle 4…….. | |
……..10h-12h……… | ….Atelier 1…… | …..Atelier 2…… | ……Atelier 3…… | …..Atelier 4….. | |
……..14h-16h……… | ….Atelier 5…… | …..Atelier 6…… | ……Atelier 7…… | …..Atelier 8….. | |
……..16h-18h……… | ….Atelier 9…… | …..Atelier 10…. | ……Atelier 11…. | …..Atelier 12… |