Organiser un barcamp


En amont

  • Il faut surtout de la volonté et de la passion
  • Trouver une date et un thème général
  • Trouver un lieu avec plusieurs salles ou espace pour les différents ateliers
  • Former un comité d'organisation pour l’événement
  • Trouver des speakers (s'il y a des speakers internationaux, veuillez penser à leur commodité)
  • Créer une page sur http://barcamp.org/ ou sur un autre wiki
  • Imprimer un t-shirt avec le logo du barcamp
  • Permettre aux participants de s'inscrire sur le wiki
  • Publier événement sur http://www.upcoming.org/
  • Penser à l'aspect communication (Internet, TV, Radio, Presse, sensibilisation physique)
  • Avoir une connexion wifi si possible (un barcamp sans connexion internet est inconcevable)
  • Définir un “tag” pour le Barcamp qui permettra de tagger et repérer toutes les contributions en rapport avec le barcamp sur Twitter, Flickr etc. (exemple: #barcampbenin)

Trouver des Sponsors

  • Pour financer les frais du Barcamp (café, boisson, etc.), il est possible de chercher des sponsors
    • soit pour un apport en nature (salles, goodies, connexion, etc.)
    • soit pour un apport en numéraire

Pendant le Barcamp

Enregistrement des participants & distributions des badges, t-shirt et programme
- Avant de commencer les ateliers : expliquer le fonctionnement du Barcamp (les salles, les ateliers, le tableau etc.) et demander à chacun de se présenter très brièvement (donner son nom et 3 “tags” décrivant ses intérêts) à tour de rôle. Cela prend du temps, mais c'est très utile.

Disposer un tableau pour que chacun puisse proposer un atelier, avec le nom des salles et les créneaux horaires(1)
  • image paperboard.jpg (8.3kB)
    paperboard
    Avoir un paperboard, des marqueurs et des post-it dans les salles d'atelier
  • Proposer du café et du thé
  • Avoir en esprit l'idée de partage
  • Désigner des rapporteurs dans chaque atelier
  • Instaurer un liveblogging (l'on pourra y intégrer les autres réseaux sociaux, notamment twitter) qui pourra être géré par une ou plusieurs personnes qui se relayeront avec l'application http://www.coveritlive.com/
  • Proposer une prise de note collaborative avec http://ietherpad.com/ par exemple, si le wifi est suffisamment stable

Après le barcamp

  • Capitaliser les productions des ateliers sur un wiki
  • Synchroniser à la fin des sessions chaque mini-rapport qui constitueront une part importante du rapport final
  • Diffuser les photos et vidéos du Barcamp
  • Remercier les participants, les speakers et les éventuels sponsors

Liens


Références

(1) Exemple de tableau :
..Créneaux/Salles… ……Salle 1…… ……Salle 2…….. …..Salle 3……… …..Salle 4……..
……..10h-12h……… ….Atelier 1…… …..Atelier 2…… ……Atelier 3…… …..Atelier 4…..
……..14h-16h……… ….Atelier 5…… …..Atelier 6…… ……Atelier 7…… …..Atelier 8…..
……..16h-18h……… ….Atelier 9…… …..Atelier 10…. ……Atelier 11…. …..Atelier 12…