Penser à l'aspect communication (Internet, TV, Radio, Presse, sensibilisation physique)
Avoir une connexion wifi si possible (un barcamp sans connexion internet est inconcevable)
Définir un “tag” pour le Barcamp qui permettra de tagger et repérer toutes les contributions en rapport avec le barcamp sur Twitter, Flickr etc. (exemple: #barcampbenin)
Trouver des Sponsors
Pour financer les frais du Barcamp (café, boisson, etc.), il est possible de chercher des sponsors
soit pour un apport en nature (salles, goodies, connexion, etc.)
soit pour un apport en numéraire
Pendant le Barcamp
Enregistrement des participants & distributions des badges, t-shirt et programme
- Avant de commencer les ateliers : expliquer le fonctionnement du Barcamp (les salles, les ateliers, le tableau etc.) et demander à chacun de se présenter très brièvement (donner son nom et 3 “tags” décrivant ses intérêts) à tour de rôle. Cela prend du temps, mais c'est très utile.
Disposer un tableau pour que chacun puisse proposer un atelier, avec le nom des salles et les créneaux horaires(1)
paperboardAvoir un paperboard, des marqueurs et des post-it dans les salles d'atelier
Proposer du café et du thé
Avoir en esprit l'idée de partage
Désigner des rapporteurs dans chaque atelier
Instaurer un liveblogging (l'on pourra y intégrer les autres réseaux sociaux, notamment twitter) qui pourra être géré par une ou plusieurs personnes qui se relayeront avec l'application http://www.coveritlive.com/
Proposer une prise de note collaborative avec http://ietherpad.com/ par exemple, si le wifi est suffisamment stable
Après le barcamp
Capitaliser les productions des ateliers sur un wiki
Synchroniser à la fin des sessions chaque mini-rapport qui constitueront une part importante du rapport final
Diffuser les photos et vidéos du Barcamp
Remercier les participants, les speakers et les éventuels sponsors